Videokonferenz mit Simultanverdolmetschung – 10 Tipps

Die zwei letzten Jahre haben uns zwei Sachen gelehrt: Zum einen *raschel…knack…kkrrrr* und zum anderen sind Videokonferenzen oftmals nicht ganz so störungsfrei, wie die Werbung verspricht. Zu einer gelungenen Videokonferenz mit Simultanverdolmetschung gehört also wohl doch mehr als das rechtzeitige Versenden der richtigen Links an die richtigen Adressen – und da selbst dieser elementare Punkt mal vergessen gehen kann, präsentieren wir Ihnen hier unsere best practices in 10 Punkten:

1. Planen sie genügend Pausen ein

Die NZZ und andere Medien berichteten kürzlich von einer sogenannten «Zoom-Müdigkeit», da Videokonferenzen kognitiv anstrengender sind als herkömmliche Meetings. Mit regelmässigen kurzen Pausen tun Sie also nicht nur dem gleichzeitig zuhörenden und sprechenden Dolmetscher einen Gefallen, sondern allen Teilnehmern.

2. Achten Sie auf Ihre Kameraeinstellung

Es erleichtert das Verständnis des Gesagten ungemein, das Gesicht des Sprechenden zu sehen – und sei es nur ganz klein in der Ecke neben dem geteilten Bildschirm. Stellen Sie Ihre Kamera so ein, dass Sie einfach Blickkontakt herstellen können und dass Ihr ganzes Gesicht oder sogar Ihre gestikulierenden Hände erfasst sind.

3. Verbinden Sie Ihren PC über LAN

Sorgen Sie mit kabelgebundener Internetverbindung dafür, dass Ihre Zuhörer von klarem Bild und Ton profitieren können.

4. Nutzen Sie ein kabelgebundenes Headset

Sie brauchen keine Profiausrüstung, auch das Headset Ihres Smartphones erfüllt seinen Zweck und ermöglicht eine Tonqualität, die jener des eingebundenen PC-Mikrofons um Längen überlegen ist.

5. Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie nicht referieren

Weder soll das Bild bei jedem Räuspern Ihrerseits auf Sie umspringen, noch brauchen alle Teilnehmer das Geräusch Ihrer Kaffeemaschine zu hören – einen Kaffee angeboten bekommen sie ja doch nicht. Und à propos Kaffeemaschinengeräusche…

6. Achten Sie auf ein ruhiges Arbeitsumfeld ohne Nebengeräusche

Nebst des Aussperrens des bellenden Hundes ins Nebenzimmer gehört dazu auch das Stummschalten von Telefonen oder sogar von Türklingeln. Je weniger Störgeräusche vom eigentlichen Gesprächsinhalt ablenken, desto besser.

7. Machen Sie sich mit den Funktionen der Videokonferenzplattform vertraut

Überlegen Sie sich, welche Funktionen (Screensharing, Chat, Umfragen, etc.) Sie nutzen möchten und informieren Sie sich vor der Konferenz, wo die entsprechenden Knöpfe zu finden sind.

8. Führen Sie unmittelbar vor dem Anlass einen letzten Test durch

Laden Sie Ihre Redner und Dolmetscher rund 30 Minuten früher zum Meeting ein als die anderen Teilnehmer und nutzen Sie die Zeit, um sich nochmals zu vergewissern, dass Bildund Tonqualität für alle stimmen.

9. Erwarten Sie Rückfragen seitens der Zuhörer?

Überlegen Sie sich vorgängig, in welcher Form Rückfragen zugelassen werden und sprechen Sie ab, wie diese übersetzt werden können.

10. Benennen Sie eine/n Moderator/in

Legen Sie fest, wer den Chat überwacht, neue Redner ankündigt, Umfragen startet und für technische Probleme zuständig ist – erfahrungsgemäss haben weder Redner noch Dolmetscher Zeit, dies zu übernehmen.

Zwar verhindern diese Tipps nicht, dass irgendwann ein technischer Defekt auftritt. Aber zumindest reduzieren sie schon ganz viele Fehlerquellen und tragen so ihren Teil zum optimalen Gelingen Ihrer Videokonferenz bei. Wenn dazu dann auch noch der Inhalt gut vorbereitet und spannend verpackt ist, sollte eigentlich nichts mehr schief gehen. In dem Zusammenhang sei als elfter kleiner Tipp erwähnt, dass die Vorbereitung unserer Dolmetscher umso besser wird, je genauer wir diesen Inhalt kennen – lassen Sie uns also frühzeitig daran teilhaben, egal ob Ihre Konferenz offline oder online stattfindet. Wir freuen uns auf Ihren Anlass!