Ces deux dernières années, nous avons appris deux choses : premièrement, *crrrr...clic clac...gzeeet* et deuxièmement, les visioconférences ne sont souvent pas aussi exemptes de problèmes que le promet la publicité. Une visioconférence avec interprétation simultanée réussie demande clairement plus qu'un simple envoi à temps des bons liens aux bonnes adresses - et puisque même ce point élémentaire est parfois oublié, voici nos meilleures pratiques en 10 points :
1. Prévoir suffisamment de pauses
La NZZ et d'autres médias ont récemment fait état d'une « fatigue de Zoom », les visioconférences étant plus éprouvantes sur le plan cognitif que les réunions face-à-face classiques. Faire de courtes pauses régulières n’est pas seulement une faveur faite à l'interprète qui écoute et parle en même temps, mais aussi à tous les participants.
2. Attention aux réglages de la caméra
C’est beaucoup plus facile de comprendre la personne qui s’exprime si l’on voit son visage - même si ce n'est qu'en petit dans le coin à côté de l'écran partagé. La position de la caméra doit permettre d’établir un contact visuel à ce que tout le visage et même les mains gesticulantes soient perceptibles.
3. Connecter son PC via le réseau local (LAN)
Avec une connexion Internet par câble, tous les participants bénéficieront d’une image et d’un son impeccables – si la vitesse de navigation est suffisante.
4. Éviter les casques sans fil
Un équipement professionnel n’est aucunement requis, les écouteurs d’un smartphone avec microphone intégré font un bon travail et offrent une qualité sonore bien supérieure à celle du système audio intégré d’un PC ou d’un MAC.
5. Toujours mettre le micro sur muet
Quoi de plus gênant que de voir son image sauter à l’écran à chaque raclement de gorge, et puis, les participants n'ont pas besoin d'entendre le moulin de la machine à café - après tout, on ne leur propose pas de café. Et en parlant des bruits de machine à café...
6. Assurer un environnement de travail discret sans bruit de fond
Outre le fait d'enfermer le chien qui aboie dans la pièce d'à côté, cela inclut également le fait de couper le son des téléphones ou même des sonnettes de porte. Moins les bruits dérangeants détournent l'attention du contenu de la conférence, mieux c'est.
7. Bien se familiariser avec les fonctions de la plateforme de visioconférence
Il est essentiel pour les orateurs de s’approprier bien avant le début de la conférence les fonctions utiles de la plateforme, telles partage d'écran, converser (chat), sondages, etc. et de savoir où se trouvent les boutons correspondants.
8. Effectuer un test final immédiatement avant la conférence
Il est vivement conseillé qu’orateurs et interprètes se connectent à la plateforme environ 30 minutes avant les participants et utilisent ce temps pour s’assurer que la qualité de l'image et du son corresponde aux attentes.
9. Comment répondre aux questions des participants ?
Sous quelle forme, quand et comment les interventions et questions des participants pourront être faites et surtout comment elles seront traduites demande une clarification préalable qui ne saurait être minimisée.
10. Désigner un modérateur ou une modératrice
Il faut aussi désigner qui surveille la fonction converser (chat), annonce les nouveaux intervenants, lance les sondages et est responsable des questions techniques - l'expérience montre que ni les orateurs / intervenants ni les interprètes n'ont le temps de le faire.
Bien sûr ces conseils n'empêchent pas qu'un problème technique se produise à un moment donné. Tout au moins, ils réduisent nombreuses sources d'erreur et contribuent ainsi à la réussite optimale de la visioconférence. Si de plus le contenu est bien préparé et présenté de manière attrayante, rien ne devrait aller de travers. Dans ce contexte, un onzième petit conseil : mieux les interprètes connaitront le contenu de la visioconférence à l’avance, meilleures seront leurs préparation et prestation ; faites-le-leur donc savoir à temps, que votre conférence soit en ligne ou face-à-face.
Nous ne pouvons que nous réjouir d’un événement réussi !