Vor Ort oder online – warum nicht beides?

Viele Unternehmen, Verbände und Organisationen zögern, grosse Veranstaltungen stattfinden zu lassen, obwohl diese für den Informationsfluss, den persönliche Austausch und die Kommunikation notwendig wären. Die mit der Entwicklung der Pandemie verbundene Unsicherheit wirft ernste Fragen der Logistik und der Verantwortung auf. Die Frage lautet: (zusammen) sein oder nicht sein?

Oder anders: von Angesicht zu Angesicht oder doch nur via Bildschirm?

Und wenn wir antworten könnten, dass auch beides parallel möglich ist? Dass eine gewisse Anzahl von Teilnehmern - bestimmt durch die sich entwickelnde Gesundheitslage, die Grösse des Sitzungssaals oder die vom Organisator auferlegte soziale Distanzierung - vor Ort anwesend sein kann, während die anderen von ihren Büros oder von zu Hause aus teilnehmen? Und dies mit fast den gleichen Partizipationsmöglichkeiten für beide Gruppen:

Technik

Neben der technischen Ausrüstung für die Dolmetscher benötigen Sie im günstigsten Fall lediglich ein passendes Videokonferenz-Tool (z.B. ZOOM), einen oder mehrere Laptops, eine Kamera sowie ein drahtloses Mikrofon für den Redner. Mit dieser Grundausstattung lassen sich insb. interne Konferenzen mit überschaubarer Reichweite ganz unkompliziert umsetzen. Damit Bild und Ton eine ansprechende Qualität erlangen, ist eine kabelgebundene Internetverbindung eine wichtige Voraussetzung.

Externe oder allgemein publikumswirksamere Konferenzen bedürfen etwas mehr Material und Planung. Grosse Qualitätsverbesserungen lassen sich mit ausgeklügelter Licht- und Tontechnik und allgemein professioneller Unterstützung durch ein Technikerteam erzielen. So steht beispielsweise auch einem Livestream in hoher Auflösung nichts im Wege. Was nötig, gewünscht und umsetzbar ist, hängt vom Anlass ab – und nicht zuletzt von den verfügbaren finanziellen Mitteln.

Hybridlösung - das Gebot der Stunde

Es sind alle Kombinationen aus vor-Ort Veranstaltung und e-Konferenz denkbar und die Anteile der Zuschauer vor Ort und extern können meist auch kurzfristig noch verändert werden. Dies ermöglicht grosse Flexibilität in Zeiten grosser Unsicherheit und somit bestmöglicher Schutz aller Teilnehmer. Nebst diesen Pandemie-bedingten Vorteilen sind die einfachsten Hybridlösungen auch finanziell attraktiv, da weiter entfernt wohnende Teilnehmer auf die lange Anreise verzichten können und damit sowohl Geld als auch Zeit sparen. Auch die Dolmetscher müssen nicht in jedem Fall vor Ort sein und die Dolmetscherkabine kann also manchmal auch mit auf die Liste der möglichen Einsparungen – zusammen mit den Kosten für den Transport, den Aufbau und den Abbau.

Angesichts der praktischen und wirtschaftlichen Vorteile bleiben hybride Veranstaltungen sicherlich über die Dauer der durch die Pandemie auferlegten Beschränkungen hinaus sinnvoll. Und wenn uns nun noch eine zündende Idee kommt, wie wir auch den Händedruck ins Internet bringen, dann sind wir auf alles vorbereitet. Bis dahin schütteln wir Ihnen virtuell die Hand und freuen uns auf Ihre individuelle Hybridveranstaltung.